Hiệu quả bước đầu triển khai hệ thống phòng họp không giấy

08:46 - 20/10/2019

(TTV) - Rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác… là những hiệu quả bước đầu kể từ khi các địa phương trên địa bàn tỉnh triển khai hệ thống "Phòng họp không giấy" của VNPT Thanh Hóa. Điều này cũng giúp cải thiện đáng kể công tác cải cách thủ tục hành chính, quản trị, quản lý của các địa phương.

Trước đây, để chuẩn bị cho một cuộc họp giao ban giữa Chủ tịch, các phó Chủ tịch với các phòng ban chuyên môn, cán bộ văn phòng UBND thành phố Thanh Hóa phải thực hiện rất nhiều công đoạn: thu tài liệu, photo, phân loại tài liệu. Số lượng tài liệu phải photo, in ấn rất nhiều, có những tài liệu phải photo đến ½ gam giấy.

Kể từ tháng 8 đến nay, những công đoạn đó đã được thay thế bằng hệ thống phòng họp không giấy. Mỗi cán bộ ủy ban đều có một tài khoản riêng để tự đưa tài liệu lên hệ thống trước các cuộc họp. Dự thảo nội dung và tài liệu liên quan được bộ phận văn phòng cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp.

UBND thành phố Thanh Hóa là đơn vị đầu tiên triển khai sử dụng hệ thống “phòng họp không giấy” và ứng dụng “giao việc tức thời – nhắc việc thông minh”, chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian; tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND thành phố. Đến nay, đã có trên 12 cuộc họp thực hiện thí điểm mô hình này và bước đầu mang lại nhiều lợi ích.

Là một huyện miền núi của tỉnh, huyện Thường Xuân cũng đã kịp thời có những giải pháp cải cách thủ tục hành chính nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công tác điều hành công việc cũng như phục vụ nhân dân. UBND huyện đã triển khai hệ thống phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tới UBND 16 xã trên địa bàn, rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Ông Cầm Bá Xuân - Chủ tịch UBND huyện Thường Xuân: Chúng tôi đánh giá đây là 1 trong những bước cải cách căn bản trong đề án cải cách hành chính của huyện. Phòng họp không giấy tiết kiệm rất nhiều văn bản giấy tờ, là một trong những môi trường về công nghệ thông tin rất tốt phục vụ cho công tác quản trị và quản lý. Mỗi một cá nhân đều có 1 hộp thư và có 1 địa chỉ trên cả máy tính xách tay và điện thoại cầm tay. Ở vị trí nào cũng có thể nắm được thông tin điều hành của Uỷ ban, cũng như thông tin của cơ quan chuyên môn

Tỉnh Thanh Hóa hiện đã có 15 huyện thị, thành phố triển khai thí điểm mô hình phòng họp không giấy. Đây là xu hướng đổi mới tất yếu, hướng đến cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại, tạo động lực mới cho các địa phương trong tỉnh phát triển, góp phần xây dựng thành công đề án chính quyền điện tử của tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2017 - 2020.

Theo Bản tin Thanh Hóa ngày mới/TTV