Khẩn trương chỉnh lý, lưu trữ hồ sơ trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính

Phụ trách mảng Địa chính - Xây dựng của UBND thị trấn Bến Sung, huyện Như Thanh, những ngày này, ông Nguyễn Văn Triều cùng đồng nghiệp luôn bận rộn với công việc rà soát, phân loại, thống kê, chỉnh lý các giấy tờ, hồ sơ chuyên ngành. Khối lượng tài liệu là rất lớn, việc sắp xếp phải được thực hiện khoa học, bài bản mới đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng.

Ông Nguyễn Văn Triều, UBND thị trấn Bến Sung, huyện Như Thanh, tỉnh Thanh Hóa cho biết: "Đối với công tác địa chính xây dựng thì hồ sơ rất quan trọng, lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn. Chúng tôi sắp xếp hồ sơ theo từng mục: đất đai, xây dựng và các hồ sơ lữu trữ vĩnh viễn thì chúng tôi sắp xếp theo từng cặp, từng thùng để tiến tới số hóa."

Do thời gian gấp gáp, các địa phương đã nhanh chóng triển khai các chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh đến cơ quan, phòng ban, đơn vị trực thuộc trong việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, an toàn, thống nhất nghiệp vụ, đúng quy định. Cán bộ phụ trách nhiệm vụ được quán triệt phải bảo quản tài liệu tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, không thất thoát trong suốt quá trình thực hiện, đặc biệt là tài liệu lưu trữ về đất đai và các dự án đầu tư.

Ông Nguyễn Viết Sơn, Bí thư Đảng ủy xã Hải Long, huyện Như Thanh, tỉnh Thanh Hóa cho biết: "Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến hồ sơ giấy, đó là hồ sơ về địa chính lĩnh vực đất đai, thứ hai là hồ sơ xây dựng, những công trình đã quyết toán, chưa quyết toán, trong đó cả hồ sơ công nợ. Rồi hồ sơ về cán bộ, quy hoạch cán bộ và đặc biệt là các tài liệu mật của đơn vị. Theo quy định phải bảo quản trong thùng sắt và dán niêm phong".

Bà Lê Thúy Lan, Bí thư Đảng ủy thị trấn Bến Sung, huyện Như Thanh, tỉnh Thanh Hóa cho biết: "Chúng tôi phân công từng cán bộ công chức xây dựng danh mục tài liệu theo từng năm, theo từng chủng loại, trước hết là bàn giao tài liệu khối ủy ban cho đồng chí chủ tịch, khối đảng ủy cho bí thư ký nhận, rồi mới giao nộp cho cấp trên."

Cùng với công tác rà soát, chỉnh lý, các địa phương đang ưu tiên nguồn lực, khẩn trương số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trước khi kết thúc hoạt động. Các giấy tờ, hồ sơ thực hiện số hóa cũng được chọn lọc nhằm đảm bảo hiệu quả và tiến độ.

Ông Hoàng Anh Việt, Bí thư Đảng ủy xã Nam Giang, huyện Thọ Xuân, tỉnh Thanh Hóa cho biết, việc chỉnh lý phải hoàn thiện, sau đó mới số hóa, hay việc tiêu hủy các tài liệu hết hạn sử dụng cũng phải theo đúng quy trình. Đồng thời phải bảo đảm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

Hiện nay, các địa phương trên địa bàn tỉnh đang gấp rút hoàn thiện việc thống kê, đóng gói, niêm phong hồ sơ tài liệu, đảm bảo an toàn để bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền. Theo yêu cầu của UBND tỉnh, các cơ quan khối chính quyền cấp xã, cấp huyện hoàn thành việc chỉnh lý, số hóa, bàn giao tài liệu xong trước ngày 30/6/2025.