Chuyển đổi số thư viện – nâng cao hiệu quả lưu trữ và tiếp cận bạn đọc

Trước đây, nếu muốn mượn tài liệu tại Thư viện tỉnh, bạn đọc phải tìm trong thư mục, ghi vào phiếu yêu cầu để cán bộ thư viện tìm trong kho lưu trữ. Quy trình này tốn khá nhiều thời gian. Những năm gần đây, Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã nâng cấp phần mềm thư viện trình quản lý sách và tài liệu, giup cho việc tra cứu tìm kiếm sách và tài liệu dơn giản hơn. Hiện nay, đơn vị đã xây dựng cơ sở dữ liệu sách với 66.000 biểu ghi thể loại. Việc làm thẻ bạn đọc online, gia hạn thẻ, quản lý thông tin người dùng, xem lịch sử mượn, trả tài liệu được thực hiện hoàn toàn thông qua phần mềm quản lý.

Em Doãn Thị Giang, Thành phố Thanh Hóa cho biết: "Nguồn tài liệu phong phú, trước kia thủ công nên mình khó tiếp cận, giờ được trên hệ thống điện tử có thể tra được mọi lúc, mọi nơi".

Tại thư viện tỉnh Thanh Hóa có khá nhiều tư liệu quý, độc bản. Tuy nhiên việc bảo quản tư liệu giấy đỏi hỏi nhiều công sức. Do các tài liệu in ấn bị tác động nhiều bởi thời tiết và con người nên việc phổ biến các tài liệu tư liệu quý đến độc giả cũng bị hạn chế. Chính vì vậy, Thư viện tỉnh đã đẩy mạnh số hóa các tư liệu, nhất là các tài liệu quý, độc bản, giúp cho các nhà nghiên cứu, độc giả tiếp cận các tư liệu quý thuận tiện hơn. Đến nay, Thư viện tỉnh đã số hóa 30.000 trang tài liệu với gần 12.000 bài trích; xây dựng nhiều bộ sưu tập chuyên đề, nổi bật như "Đảng bộ tỉnh Thanh Hóa qua các kỳ Đại hội", "Những tư liệu về Hàm Rồng và chiến thắng Hàm Rồng", "Khởi nghĩa Lam Sơn", "Chúa Nguyễn và Vương triều Nguyễn", "Văn hóa Đông Sơn", "Thanh Hóa qua báo chí trung ương"…Những bộ sưu tập này được các nhà chuyên môn và bạn đọc đánh giá cao. Việc số hóa đã giúp giảm không gian lưu trữ tài liệu, chi phí quản lý và vận hành, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh.

Chị Vũ Minh Hoa, Phó phòng Địa chí, Thư viện tỉnh Thanh Hóa cho biết thêm: "Trong quá trình làm bộ sưu tập, anh em đã tìm tất cả các báo có lưu trữ trong kho và đi đến các tổ chức, cá nhân đê thực hiện đầy đủ, thông tin cần thiết cho bạn đọc".

Hiện tại, thư viện tỉnh Thanh Hóa đã có hạ tầng công nghệ thông tin tương đối đồng bộ, với một mạng LAN được kết nối Internet qua mạng cáp quang, 130 máy vi tính, 3 máy chủ, máy quét mã vạch barcode, máy ảnh và các thiết bị ngoài vi khác, kết hợp cùng phần mềm quản lý thư viện ILIB8.0. Từ năm 2018, Thư viện tỉnh được đầu tư xây dựng cổng thông tin điện tử hoạt động ổn định 24/7 với lượng tin bài đa dạng, phong phú. Bên cạnh việc phục vụ tại chỗ, Thư viện tỉnh còn phối hợp với các trường học, các huyện, thị xã, thành phố và nhiều đơn vị trên địa bàn tỉnh triển khai các hoạt động phục vụ lưu động với chủ đề "Xây dựng năng lực tự học trong kỷ nguyên số", thu hút hàng ngàn lượt người tham gia.

Em Cao Văn Lương, Sinh viên Đại học Hồng Đức chia sẻ: "Ngành nghề em học cần nhiều tài liệu, em tra cứu ở Thư viện tiện lợi, không mất kinh phí và hỗ trợ em nhiều trong việc học".

Giai đoạn 2023 – 2025, Thư viện đặt mục tiêu sẽ bảo quản, phục chế, hiệu đính 100 bản sách Hán Nôm, 30 sắc phong, số hóa 5 bản sách; số hóa 25.000 bản sách là tài liệu quý hiếm của Thanh Hóa hiện đang lưu giữ tại phòng Địa chí; chuẩn bị xây dựng Đề án Thư viện điện tử, thư viện số từ tỉnh đến 27 huyện, thị xã, thành phố nhằm đồng bộ, khai thác thông tin hệ thống, hiệu quả trên hệ thống thư viện trong và ngoài nước.

Ông Lê Thiện Dương, Giám đốc Thư viện tỉnh Thanh Hóa cho biết: "Khi chuyển đổi số được Thư viện tỉnh sẽ tiếp cận, chia sẻ được nguồn dữ liệu với hệ thống toàn quốc và quốc tế, chuyển đổi số muốn làm được thì đầu tư công nghệ, hạ tầng lớn, Thư viện tỉnh có các trang thiết bị hiện có để số hóa bộ tư liệu, sưu tập và địa chí của Thanh Hóa. Muốn xây dựng đề án phải mời được nhà tư vấn đảm bảo, chuyên ngành lĩnh vực thư viện, tìm sách, khai thác dữ liệu, phầm mềm đảm bảo, chuẩn hóa nghiệp vụ từ tỉnh đến cơ sở".

Để đạt được những kết quả tích cực trong công tác chuyển đổi số, phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin cho từng giai đoạn cụ thể. Tới đây, tất cả các tài liệu đã số hóa sẽ được thư viện tỉnh Thanh Hóa biên mục tài liệu số và đưa lên phần mềm thư viện Ilib8.0 (đọc là Ai-líp 8.0) để quản lý và phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của bạn đọc, kết nối với hệ thống lưu trữ trong cả nước cũng như quốc tế.