Nỗ lực nâng cao tỷ lệ hồ sơ trực tuyến trên nền tảng số hóa dữ liệu

Để thực hiện được thủ tục hành chính công trực tuyến, yêu cầu đầu tiên là công dân phải có tài khoản trên Cổng dịch vụ công của tỉnh và Cổng dịch vụ công Quốc gia. Tuy nhiên, do thói quen lâu nay, nhiều người dân vẫn trực tiếp đến Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh hoặc bộ phận một cửa UBND cấp huyện, cấp xã để làm thủ tục.

Anh Vi Văn Hải, ở xã Trung Hạ, huyện Quan Sơn có mặt ở Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Thanh Hóa từ rất sớm để làm thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1. Khi đến nơi, anh mới biết các thủ tục hành chính khai báo đều có thể thực hiện trực tuyến, và với sự hướng dẫn của cán bộ Tư pháp, anh đã nhanh chóng lập được tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công. Anh Vi Văn Hải cho biết: khi đến làm việc, đã được cán bộ hướng dẫn rất tận tình, lập tài khoản cho nên anh  thấy rất hài lòng.

Trường hợp của anh Đoàn Đình Bắc ở xã Hợp Lý, huyện Triệu Sơn; mặc dù đã có tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công, nhưng anh vẫn đem theo hồ sơ giấy khi làm thủ tục, kèm theo đó là nỗi lo hồ sơ gốc bị hư hỏng, thất lạc, mất mát trong quá trình di chuyển. Nhưng tại bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục, bộ hồ sơ giấy của anh nhanh chóng được scan thành bản điện tử. Chỉ trong vòng chưa đầy 2 phút, toàn bộ hồ sơ đã được tải và lưu trữ trên hệ thống. Anh Đoàn Đình Bắc chia sẻ: "Việc làm hồ sơ điện tử là việc tất yếu, không thể khác được. Nay đến đây tôi mới biết là mình có thể tự làm, như vậy sau này không phải đi lại nhiều và xa, cũng không lo mất giấy tờ nữa".

Đến thời điểm này, hầu hết các hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa của cả 3 cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa đều đã được số hóa để phục vụ khai thác, chia sẻ và tái sử dụng.

Từ đây chỉ với một thao tác truy cập vào Cổng dịch vụ công 2 cấp, người dân có thể tra cứu lịch sử thực hiện và kết quả thủ tục hành chính, lưu lại bản điện tử giấy tờ thiết yếu để tiếp tục sử dụng cho những thủ tục hành chính khác mà không cần phải tiếp xúc trực tiếp với chính quyền. Đặc biệt từ 1/6/2023, cơ quan hành chính Nhà nước sẽ cung cấp kết quả thủ tục hành chính cho người dân ở cả 2 dạng: bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau.

Để tạo thuận lợi tối đa cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, nhiều cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cũng đã chủ động soạn thảo, ban hành các mẫu hồ sơ điện tử, công khai trên trang thông tin điện tử của Sở, ban, ngành để người dân tiện tra cứu, tải về máy tính hoặc thiết bị thông minh và tự thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, chủ động chụp ảnh, scan giấy tờ cá nhân đi kèm.

Các cơ quan quản lý, số hóa hồ sơ thủ tục hành chính cũng đã hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ, sắp xếp tài liệu, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục do không cần phải tra soát, đối chiều nhiều lần, hạn chế được sai sót, trùng lắp khi thực hiện nhiệm vụ, đồng thời tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm không nhỏ.

Theo thống kê của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa, hiện nay có 1.599 thủ tục cấp tỉnh, 339 thủ tục cấp huyện và 249 thủ tục cấp xã, 66 thủ tục cơ quan khác đang được triển khai tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận một cửa cấp huyện/xã và Bộ phận một cửa các cơ quan, ban, ngành. Tỉnh cũng đang thực hiện rà soát toàn bộ dịch vụ công trực tuyến của tỉnh đang cung cấp trên cổng dịch vụ công nhằm chỉnh sửa, bổ sung để đảm bảo phù hợp với tiêu chí toàn trình và một phần theo quy định tại Thông tư số 01 ngày 5/4/2023 của Văn phòng Chính phủ.

Cùng với đó các cán bộ, công chức, viên chức được yêu cầu bắt buộc số hóa 100% các hồ sơ bằng giấy trong quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả nhằm đẩy nhanh tiến độ tạo lập Kho dữ liệu về cá nhân, tổ chức trên Cổng dịch vụ công 2 cấp, phục vụ người dân trong quá trình làm hồ sơ trực tuyến, tránh khai báo nhiều lần. Ông Nguyễn Đức Trung, Phó Giám đốc Sở Giao thông vận tải Thanh Hóa cho biết: "Chúng tôi động viên cán bộ làm thêm giờ, làm ngày nghỉ để giải quyết hồ sơ, lựa chọn những cán bộ có chất lượng, nhạy bén công nghệ để hỗ trợ người dân. Đồng thời tăng cường tuyên truyền để người dân hiểu quy trình, nâng cao tỷ lệ hồ sơ trực tuyến".

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc nâng cao tỷ lệ hồ sơ trực tuyến trên địa bàn Thanh Hóa vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế. Phải thừa nhận một thực tế rằng, một số thủ tục hành chính trực tuyến hiện nay vẫn còn rườm rà, phức tạp khiến người dân có tâm lý e ngại khi thực hiện; nhiều người vẫn còn sử dụng sim điện thoại không chính chủ dẫn đến không thể tạo lập được tài khoản dịch vụ công do thông tin không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Chưa kể đến trang thiết bị, hạ tầng công nghệ chưa được trang bị đồng bộ, nhất là ở cấp xã khiến công tác số hóa hồ sơ và lưu trữ hồ sơ số gặp nhiều khó khăn. Trong khi đó, hệ thống dữ liệu chuyên ngành và quản lý thủ tục hành chính các cấp liên thông còn chậm, dẫn đến tình trạng hồ sơ của công dân dù đã được số hóa và nộp trực tuyến, thì cán bộ tiếp nhận vẫn phải nhập liệu lại trên nhiều phần mềm khác nhau. 

Quyết định số 169 ngày 12/1/2023 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc ban hành kế hoạch hành động thực hiện Nghị quyết của Chính phủ, Nghị quyết của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh về nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh năm 2023 đặt ra mục tiêu: đến hết năm 2023, tỷ lệ nộp hồ sơ trực tuyến đạt tối thiểu 90% ở cấp tỉnh, 87% ở cấp huyện và 60% ở cấp xã; tỷ lệ hồ sơ trực tuyến toàn trình đạt tối thiểu 85% ở cấp tỉnh, 80% ở cấp huyện và 60% ở cấp xã. Đây là mục tiêu phấn đấu rất cao, đòi hỏi chính quyền 3 cấp và các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh phải nỗ lực hơn nữa, trách nhiệm hơn nữa và tuyên truyền hiệu quả hơn nữa để người dân hiểu rõ quy trình, cách làm và yêu cầu khi thực hiện thủ tục hành chính công trực tuyến, từ đó chủ động tiếp cận thủ tục mà không lệ thuộc vào cán bộ như hiện nay.